Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Dictova est responsable des renseignements personnels traités dans le cadre de ses services. Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels, vous pouvez écrire à [email protected].

2. Renseignements que nous recueillons

• Compte : votre adresse courriel, utilisée pour la connexion sans mot de passe.
• Entreprise : nom, secteur d'activité, région, devise et langue.
• Base de connaissance : les informations métier que vous fournissez (questionnaire, contenu de votre site, documents) pour alimenter vos assistants.
• Interactions avec les assistants : le contenu des appels (transcription et résumé), des conversations de chat et des échanges email traités pour le compte de votre entreprise (voir section 4).
• Données d'usage : journaux techniques et statistiques d'utilisation.
• Témoins (cookies) : témoins strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service.

3. Finalités

Nous utilisons ces renseignements pour :

• fournir, configurer et améliorer les assistants vocaux, chatbots et répondeurs email ;
• authentifier votre accès et sécuriser votre espace ;
• assurer le soutien et la facturation ;
• respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

4. Enregistrement des interactions

Pour fonctionner, nos assistants enregistrent et conservent les interactions qu'ils traitent pour le compte de nos clients (les entreprises) :

• Appels : transcription et résumé de l'appel ; les appelants en sont informés au début de l'appel.
• Chat : le contenu des conversations menées via le widget de discussion.
• Email : le message reçu et la réponse envoyée.

Ces enregistrements servent à répondre aux demandes, à tenir un historique consultable par l'entreprise cliente et à améliorer la qualité du service. Pour les renseignements des clients finaux d'une entreprise, celle-ci agit comme responsable du traitement et Dictova comme sous-traitant. Ces données sont isolées par entreprise, ne sont jamais partagées entre entreprises ni utilisées à des fins publicitaires.

5. Consentement

En créant un compte et en fournissant des informations, vous consentez au traitement décrit ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des traitements nécessaires à l'exécution du service ou requis par la loi.

6. Hébergement et localisation des données

Vos données sont hébergées sur une infrastructure dédiée et traitées conformément aux exigences de la Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Québec). La base de connaissance de chaque client est isolée des autres. Pour la clientèle togolaise, le traitement respecte également le régime applicable de protection des données à caractère personnel.

7. Sous-traitants

Nous faisons appel à des prestataires pour fournir le service. Chacun n'accède qu'aux données nécessaires à sa fonction :

• Envoi de courriels (liens de connexion, notifications) ;
• Distribution et sécurité réseau (CDN, protection anti-abus) ;
• Traitement linguistique par IA pour générer les réponses des assistants ;
• Paiement, lorsque vous souscrivez un forfait payant.

8. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est actif, puis pendant la durée nécessaire au respect de nos obligations légales. Vous pouvez demander la suppression de votre compte et des données associées.

9. Vos droits (Loi 25)

Vous avez le droit de :

• accéder à vos renseignements personnels et en obtenir une copie ;
• les faire rectifier s'ils sont inexacts ou incomplets ;
• retirer votre consentement et demander la suppression ;
• obtenir la portabilité des renseignements que vous nous avez fournis.

Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected]. Nous répondons dans les délais prévus par la loi.

10. Incidents de confidentialité

En cas d'incident mettant en cause vos renseignements personnels, nous prenons les mesures requises et vous informons conformément à la Loi 25 lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux.

11. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Les changements importants vous seront signalés.