Sécurité et confidentialité

L'avis aux appelants

Chaque appel commence par un avis, en français et en anglais, indiquant que l'appel peut être enregistré et résumé. L'avis est donné avant que l'appelant fournisse un renseignement, comme le demande la Loi 25.

Ce que nous conservons

• La transcription écrite des échanges avec l'assistant, le résumé et les demandes prises (rappel, rendez-vous).
• Nous ne conservons pas l'audio des appels.
• L'assistant ne demande jamais de numéro de carte, de compte bancaire ou d'assurance sociale, et ne prend aucun paiement.
• Les données sont conservées tant que votre compte est actif ; vous pouvez en demander la suppression.

Qui peut modifier ce que dit l'assistant

• Votre équipe, depuis le tableau de bord, et nous, à votre demande.
• Les seuls numéros de téléphone que vous avez déclarés comme téléphones apprenants, avec un code PIN si vous l'exigez. Le code est conservé sous forme chiffrée irréversible, et il n'est jamais affiché, même à vous.
• Personne d'autre : ce qu'affirme un appelant n'entre jamais dans ce que sait l'assistant. Ce tri est fait par nos serveurs, pas par l'intelligence artificielle.

Chaque enseignement reçu par téléphone est conservé avec son auteur, l'heure de l'appel et ce qui a été dit mot pour mot. Il vous est envoyé par courriel avec un lien d'annulation, et reste réversible à tout moment (voir Mettre l'assistant à jour par téléphone).

Le cloisonnement entre entreprises

Les données de chaque entreprise sont séparées au niveau de la base de données : un membre de votre équipe ne peut lire que les données de votre entreprise, et aucune autre entreprise ne peut lire les vôtres. Ce cloisonnement est vérifié par une sonde automatique avant chaque déploiement, et de nouveau chaque nuit. Les membres de votre équipe se connectent par un lien envoyé à leur courriel, et peuvent activer une vérification en deux étapes.

Nos sous-traitants

Nos serveurs sont hébergés chez Hetzner. Pour fournir le service, nous faisons appel à des sous-traitants, chacun limité à ce qui est nécessaire à sa fonction :

• OpenAI : le traitement de la parole et du texte par l'intelligence artificielle.
• Twilio : l'acheminement des appels et des textos.
• Resend : l'envoi des courriels (résumés, notifications, liens de connexion).
• Cloudflare : la distribution et la protection du site.

Ces traitements peuvent avoir lieu hors de votre province ou de votre pays. Si votre activité impose une exigence de résidence des données, dites-le-nous avant la mise en service.

Vos responsabilités et les nôtres

Pour les renseignements de vos clients, votre entreprise est responsable du traitement et Dictova agit comme sous-traitant. Les détails, vos droits et la façon de les exercer sont dans notre politique de confidentialité et nos conditions d'utilisation.