Votre téléphone et Dictova

Le principe : deux lignes

Avec Dictova, votre entreprise a deux lignes :

• La ligne de l'assistant : le numéro que vos clients composent. L'assistant décroche toujours en premier.
• La ligne de votre équipe : un numéro ordinaire, celui de votre cellulaire, de votre poste fixe ou de votre téléphone IP. L'assistant l'appelle quand il doit vous passer un client.

Dictova n'est pas un fournisseur de téléphonie. La ligne de votre équipe reste chez votre opérateur actuel, ou chez celui que vous choisissez : c'est lui qui fournit la tonalité, le 9-1-1 et le portage de vos numéros. Dictova s'y branche.

Le numéro de l'assistant : trois façons de faire

• Un nouveau numéro local, fourni par Dictova. C'est le plus simple : vous l'affichez sur votre site et vos documents.
• Garder votre numéro actuel et le renvoyer vers l'assistant, chez votre opérateur : tous les appels, ou seulement ceux auxquels personne ne répond, ou ceux qui arrivent hors de vos heures. Selon l'opérateur, le renvoi peut masquer le numéro de l'appelant : nous le testons avec vous avant la mise en service.
• Hors du Canada (par exemple au Sénégal), vous gardez un numéro local chez votre opérateur et le renvoyez vers l'assistant, pour que vos clients paient un appel local. Nous étudions chaque pays avec vous.

Quand l'assistant vous passe un appel

Pendant vos heures d'ouverture, quand l'appelant demande à parler à quelqu'un ou que sa demande dépasse l'assistant, celui-ci le prévient qu'il le met en relation, puis appelle la ligne de votre équipe.

1. Votre téléphone sonne ; l'appelant entend la sonnerie.
2. Quand vous décrochez, une voix vous lit d'abord un court résumé : qui appelle, ce qu'il veut, ce qui lui a déjà été répondu. Par exemple : « Marie Tremblay veut un cours privé de salsa pour débutante, en soirée. Elle attend le prix. »
3. Vous appuyez sur 1 pour prendre l'appel. Une boîte vocale n'appuie pas sur 1 : votre client ne se retrouve donc jamais à parler à un répondeur.
4. Si votre ligne est un cellulaire, vous recevez aussi le résumé par texto, pour l'avoir sous les yeux.
5. Si personne ne répond dans le délai choisi (25 secondes par défaut), l'appelant revient à l'assistant, qui lui propose une demande de rappel. Rien n'est perdu : la demande apparaît dans votre tableau de bord.

Vous activez le transfert, indiquez la ligne de votre équipe, choisissez le délai de sonnerie et le texto vous-même, dans la page Assistant téléphonique de votre tableau de bord.

Hors de vos heures, l'assistant ne transfère pas : il répond, et prend une demande de rappel au besoin. Dans votre tableau de bord, chaque appel indique s'il a été transféré, s'il a été pris et combien de temps a duré l'échange avec votre équipe.

Rappeler un client en un clic

Depuis une demande de rappel de votre tableau de bord, le bouton « Appeler » fait d'abord sonner la ligne de votre équipe. Une voix vous lit le nom et le motif ; vous appuyez sur 1, et Dictova compose le client. Il voit s'afficher le numéro de votre entreprise, pas votre cellulaire. Quand il répond, la demande passe à « rappelé », avec la durée de l'appel. Ce service compose les numéros du Canada et des États-Unis.

Ce que Dictova ne fait pas

• Dictova ne vend pas de forfait téléphonique, ne fournit pas de poste de téléphone et ne gère pas le 9-1-1.
• Les appels entre membres de votre équipe, les files d'attente et les boîtes vocales restent chez votre opérateur.
• La partie de l'appel prise par votre équipe n'est pas transcrite : seule la partie avec l'assistant l'est.

Vous voulez un vrai téléphone sur votre ordinateur ?

Un téléphone IP (ou « téléphonie infonuagique ») fait sonner un logiciel sur votre ordinateur et une application sur votre cellulaire, avec un ou plusieurs postes, des transferts entre collègues et une boîte vocale. Il remplace votre ligne fixe. Il suffit de donner son numéro comme ligne de votre équipe : Dictova lui passe les appels comme à n'importe quel téléphone.

Voici quelques fournisseurs de téléphonie IP pour les entreprises.

Prix relevés sur les sites des fournisseurs le 20 octobre 2026, à titre indicatif : ils peuvent changer, vérifiez-les avant de vous engager. Dictova n'est rémunérée par aucun de ces fournisseurs.

Comment choisir

• Vous êtes seul ou deux, et votre cellulaire vous suffit : gardez-le comme ligne de votre équipe.
• Vous voulez le coût le plus bas et quelqu'un peut faire les réglages : un service à l'usage comme VoIP.ms.
• Vous voulez que tout marche sans réglage : une solution clé en main comme Ooma Office ou TELUS Business Connect.
• Votre équipe vit déjà dans Microsoft 365 : Teams Phone.

Dans tous les cas, vérifiez trois points : le portage de votre numéro actuel, le service 9-1-1 avec votre adresse inscrite, et une application sur ordinateur et sur cellulaire. Pour les forfaits Dictova, voir Forfaits et options.