Mettre l'assistant à jour par téléphone

Le principe

Un cours déplacé à la dernière minute, une fermeture exceptionnelle, un nouveau tarif : vous n'avez pas à ouvrir votre tableau de bord. Depuis un téléphone que vous avez déclaré, vous appelez votre propre assistant et vous lui dites ce qui change. À partir de là, il le dit à tous vos clients, au téléphone, dans le chat et par courriel.

Ces numéros s'appellent des téléphones apprenants. Vous les déclarez dans votre tableau de bord, page Téléphones apprenants : le numéro, le nom de la personne, son rôle, et un code PIN si vous le souhaitez.

Comment se passe l'appel

1. Vous appelez le numéro de votre assistant depuis un téléphone déclaré. Il vous reconnaît et vous salue par votre prénom.
2. Le code PIN, si vous l'exigez : vous le tapez sur le clavier, suivi du dièse, ou vous le dites chiffre par chiffre. Sans code exact, l'assistant n'accepte rien.
3. Vous dictez le changement, avec vos mots : « mardi prochain, le cours de yoga du soir commence à 19 h 30 au lieu de 19 h ». S'il manque un élément (quel jour ? quel lieu ? jusqu'à quand ?), l'assistant le demande.
4. Il relit ce qu'il a compris, en une phrase, comme il le dira à vos clients, puis demande : « Est-ce que je l'enregistre ? »
5. Vous confirmez par un oui clair. Sans oui, rien n'est enregistré. Si vous corrigez, il relit la version corrigée.
6. Vous recevez un courriel avec ce qui a été appris et un lien pour l'annuler.

Plusieurs changements dans le même appel ? Dictez-les l'un après l'autre : chacun est relu et confirmé séparément. Une erreur juste après l'avoir enregistrée ? Dites « annule ce que je viens de dire ».

Ce qui l'emporte sur quoi

L'assistant consulte ses sources dans cet ordre, de la plus fiable à la moins fiable :

1. ce que votre équipe lui a appris par un téléphone apprenant ;
2. votre calendrier ou votre logiciel de réservation, relu chaque nuit ;
3. vos documents, votre questionnaire et votre site web.

Un enseignement ne touche que ce qu'il nomme : changer l'heure du cours de mardi prochain ne change rien au cours du mardi d'après. Il cesse de s'appliquer à sa date de fin, ou dès que votre calendrier change de nouveau pour ce même cours et ce même jour : la source à jour reprend alors la main. Un nouvel enseignement sur le même sujet remplace le précédent.

Les autres appelants ne peuvent rien changer

Seuls les numéros que vous avez déclarés peuvent enseigner. Quand un autre appelant affirme qu'un horaire ou un prix a changé, l'assistant ne le croit pas, ne l'enregistre nulle part et ne le répète à personne : il répond d'après vos informations et propose de transmettre la remarque à votre équipe. Cette règle est appliquée par nos serveurs, pas laissée au jugement de l'intelligence artificielle.

Un numéro d'appelant peut être imité. Pour un numéro qui enseigne souvent, ou si vous préférez une sécurité de plus, exigez un code PIN. Dans tous les cas, chaque enseignement vous est envoyé par courriel.

Annuler ou retrouver un enseignement

• Par le courriel : le lien ouvre une page qui montre l'enseignement ; il faut cliquer « Annuler » pour qu'il le soit. Le lien seul ne change rien.
• Dans le tableau de bord, page Ce que l'assistant a appris : tout ce qui a été appris, par qui, quand, ce qui a été dit mot pour mot, et son état (en vigueur, annulé, remplacé, expiré). Un clic pour annuler, un clic pour rétablir.

L'annulation prend effet au prochain appel. Vos documents ne sont jamais modifiés : un enseignement se superpose à eux, et les annuler les fait simplement réapparaître. Voir aussi La base de connaissances.